Anfordern, Ausstellen und Einpflegen von Lieferantenerklärungen ist derzeit in den meisten Unternehmen ein manueller Prozess. Die Menge der Artikelinformationen, die zwischen Lieferant und Kunde auszutauschen sind führt dazu, dass der Arbeitsaufwand hierfür inzwischen erhebliche Arbeitszeit bindet. Die meisten Lieferantenerklärungen werden zwar inzwischen elektronisch erzeugt, doch handelt es sich allgemein um einen Ausdruck, der vom Empfänger dann wieder in sein eigenes IT-System eingegeben werden muss.
Um die manuelle Erfassung zu vermeiden wurde vom BVZH ein XML-Format entwickelt, dass an jede Druckdatei angehängt wird und dem Empfänger erlaubt, die enthaltenen Daten automatisch in seine Software einzuarbeiten. Das bedeutet, der rechtlich weiterhin notwendige Ausdruck wird nicht ersetzt, sondern um die elektronisch zu verarbeitende Datei ergänzt.